Salesforceでは、ユーザーごとに閲覧・編集できるレコードを制御できます。
例えば、営業部のユーザーが経理部の顧客情報を見られないようにしたり、担当者だけが商談を編集できるようにしたりすることが可能です。
このような「誰がどのレコードを閲覧・編集できるか」を制御する仕組みが共有設定です。
この記事では、共有設定の基本について紹介します。
共有設定で制御できること
共有設定では、オブジェクトごとに以下のアクセス権限を設定できます。
- 公開/参照・更新可能
- 公開/参照のみ
- 非公開
- 親レコードに連動（オブジェクトによる）
また、上記の権限設定は組織内の内部ユーザーに対する権限と、Experience Cloudなどの外部ユーザー向けの権限をそれぞれ設定できます。
これらの詳細は本記事の後半で解説します。
共有設定の設定場所
共有設定は以下の手順で設定できます。
- 画面右上の歯車アイコンの「設定」を開き、クイック検索で「共有」と検索⇒「共有設定」を押下
- 「編集」で各オブジェクトの共有設定を編集可能
共有設定画面の主な項目
共有設定画面では、オブジェクトごとに次の3つの項目を設定できます。
※標準オブジェクトについては設定できる内容が制限されている場合があります。
デフォルトの内部アクセス権
組織内のユーザー同士で、レコードをどこまで共有するかを設定します。
例えば、取引先オブジェクトのデフォルトの内部アクセス権を「非公開」に設定した場合、基本的にはレコードの所有者のみが閲覧・編集できます。
その後、ロール階層や共有ルールなどを利用して、必要なユーザーへアクセス権を付与していきます。
通常はこちらの設定を変更することが多く、社内ユーザー向けの基本的な共有範囲を決める設定と考えると分かりやすいでしょう。
デフォルトの外部アクセス権
Experience Cloudなどの外部ユーザーに対するアクセス権を設定します。
例えば、
- 顧客
- 取引先担当者
- パートナー企業
などがExperience Cloudへログインする場合、この設定が適用されます。
Experience Cloudを利用していない組織では、設定する機会はほとんどありません。
そのため、Salesforceを学び始めたばかりの方は、まずはデフォルトの内部アクセス権を理解しておけば十分です。
階層を使用したアクセス許可
この設定を有効にすると、ロール階層の上位ユーザーが下位ユーザーのレコードへアクセスできるようになります。
例えば、次のようなロール階層があり、対象オブジェクトの共有設定が非公開とします。
│
営業課長
│
営業担当
営業担当Aさんが所有するレコードは、
- 営業担当Aさん（本人）
- 営業課長（営業担当の上位ロール）
- 営業部長（営業課長の上位ロール）
が閲覧できるようになります。
※営業担当Bさん（同階層ロールの別ユーザー）は共有ルールや直接共有などで明示的に共有されていない場合、閲覧できません。
また、営業課長Cさんが所有するレコードは、営業部長ユーザーは閲覧可能ですが、下位ロールに属する営業担当Aさんは閲覧できません。
共有設定のアクセスレベル
共有設定で設定できるアクセスレベル（どこまで公開するか）を紹介します。
公開/参照・更新可能
すべてのユーザーがレコードを閲覧・編集できます。
例えば社内のお知らせや共通マスタなど、全員が更新しても問題ないデータに向いています。
公開/参照のみ
すべてのユーザーが閲覧できますが、編集は所有者など権限のあるユーザーのみ可能です。
商品マスタなど、閲覧は自由でも編集者を限定したい場合によく利用されます。
参照のみ権限を持つレコードを編集・保存しようとするとエラーが発生します。
非公開
所有者や共有されたユーザーのみ閲覧できます。
営業案件や人事情報など、機密性の高いデータでよく利用されます。
非公開のレコードで共有されていないレコードのURLを開こうとすると、下の画像のようなエラーが表示され、レコードは閲覧できません。
※環境や設定によって微妙に画面が異なる場合があります。
※本当にデータが削除され存在しない場合も同様のメッセージが表示されます。
親レコードに連動
主従関係の子（従）オブジェクトや取引先責任者などの標準オブジェクトの共有設定で表示される設定です。
子レコードの共有設定を親レコードに合わせます。
例えば子オブジェクトを「親レコードに連動」に設定すると、親レコードが閲覧できるユーザーのみ子レコードも閲覧できます。
※カスタムオブジェクトの主従関係においては、基本的にこの設定で固定になります。
共有設定だけでは終わらない
共有設定を「非公開」にしても、必要なユーザーにはアクセスを許可できます。
代表的な方法は次のとおりです。
- ロール階層（前述の「階層を使用したアクセス許可」）
- 共有ルール
- 手動共有（共有の直接設定）
- Apex等の自動処理で共有
- チーム共有（商談チームなど）
これらを組み合わせることで、柔軟なアクセス制御を実現できます。
まとめ
共有設定は、Salesforceでレコードの閲覧・編集権限を管理するための基本機能です。
主なアクセスレベルは以下の4種類です。
- 公開/参照・更新可能
- 公開/参照のみ
- 非公開
- 親レコードに連動
実際の運用では、共有設定だけでなくロール階層や共有ルールなども組み合わせてアクセス権限を設計します。
まずは共有設定の役割を理解し、「レコードを誰が閲覧・編集できるかを決める基本設定」であることを押さえておきましょう。